退職　|　2018年3月19日

【例文付き】退職時の挨拶、スピーチ・メールで注意すべきポイント

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コンサルタント

大西 理

医療系商社で基幹病院を担当し、医師や経営・管理部門、各メーカーとの関係構築に努める。東北に貢献したいと考え、地元の人材紹介業へキャリアチェンジ。日夜、転職希望者と企業の最高の出会いを追及している。趣味はボルダリングとダーツ。

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間近にせまった退職日。これまでお世話になった職場や取引先の方々へ、挨拶の言葉をしっかりと考えておきたいものです。

しかし、考えれば考えるほどうまく言葉にまとめらないという方も多いのではないでしょうか？

そんな方々のために、今回は退職時の挨拶としてスピーチ・メールの場合に使える文例とチェックポイントについてご紹介します。

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1.【社内編】退職の挨拶のチェックポイントは6つ

退職の挨拶で気を付けなければいけない基本的なポイントは6つです。
退職の挨拶にも社会人としてのマナーやルールがあるのでしっかり確認しておきましょう。

（1）退職日は明確に伝える

いつまで在籍しているのかわかるように伝えましょう。
「〇日をもって」「○月末日をもって」など、挨拶のはじめに盛り込んでおくといいでしょう。

（2）退職理由は「一身上の都合により」

基本的に「一身上の都合により」という退職理由が無難です。
結婚や出産など、おめでたい退職理由も考えられますが、その場合も細かくは伝えず、一言で済ます程度で大丈夫です。

退職理由はあまり詳しく伝える必要はありません。

これからも働く社員の士気に影響が出てしまう可能性もあります。特に会社にとって悪影響になりかねない発言は避けましょう。

（3）適度な時間で長くなりすぎないように

あまり長くなりすぎると業務にも差し支える場合があるので、適度な長さにとどめて相手に支障がないようにしておきましょう。

1～2分程度がおすすめです。普通の速さで読めば200～400文字程度。
400字詰め原稿用紙で1枚程度の文量を目安にしておくとわかりやすいですね。

（4）感謝と激励の言葉を添えて

嫌なことがあった場合でも、ネガティブな言葉はご法度です。
これまでお世話になったこと、多くの学びを得たことなど感謝の気持ちを伝えましょう。

また、今後の職場の皆さんがますます活躍されるように、激励の言葉も添えましょう。
退職だからといって、暗い雰囲気になる必要はありません。お世話になった方々に、これからも元気で頑張ってほしいとの思いを込めて伝えましょう。

（5）大きな声ではっきりと話すこと

退職の挨拶は内容が相手にしっかりと伝わらなければ意味がありません。

特に朝礼など大勢の集まる場所では声が聞き取れないこともあります。いつもより少し声を張ってハキハキと話すことを心がけましょう。

（6）スピーチの場にいない人には個別で挨拶を

業務の都合でスピーチの場にいなかった人には個別に挨拶するといいでしょう。
特に別部署で役職者の方や仕事上で深く関わりのあった人などには、終業後の時間帯にメールなどを使って自分の言葉で伝えるのもおすすめです。

終業後でも仕事で忙しい場合もあるので、「少しお時間よろしいでしょうか」と一声かけてから挨拶するのがマナーです。

2.【社内向け】退職のあいさつメールは宛先に注意

一斉送信は便利な反面、相手から良い印象を持たれない場合もあるので、個別に送るのが無難です。
一括送信を行う場合、宛先はBccを使って送信先一覧が分からないように配慮しましょう。

3.【社外向け】退職のあいさつのチェックポイント

社外向けに退職の挨拶をする場合は、直接訪問して後任の紹介も含めて挨拶するケースと、メールだけで伝えるケースがあります。
状況に合わせて最適なあいさつ方法を選択しましょう。

退職を伝えるタイミングに注意する

クライアント企業へ退職のあいさつをする際は、自分が退職した後も取引を続けてもらえるよう丁寧に引継ぎを行いましょう。
退職が決まったら、クライアント企業の担当者に正直に報告しましょう。

一般的には退職の2～3週間前が適切だといわれていますが、上長の判断を仰いでください。
特に退職ギリギリになってから伝えているようでは、これまで印象が良かった人でも最後に悪い印象を残すことにつながってしまうので気を付けましょう。

退職日は忘れずに伝える

社内と同様で退職日は必ず伝えるようにしましょう。
引継ぎの関係などで聞きたいことがあった場合に連絡をとれることで、相手に安心感を持ってもらえます。

後任の担当者、引継ぎについて明記する

取引先にとって、担当者が退職することは大きな不安でもあります。
自分が退職しても円滑にやり取りができる新たな担当・後継者がいることを知らせ、最後まで適切な仕事を全うしましょう。

私的な内容は避ける

退職理由はもちろんのこと、個人的な内容は含めないようにしましょう。
オンとオフの区切りはしっかりとつけることです。

4.【社外向け】退職の挨拶メールは配慮が大事

退職者・後任者を必ず明記するなど、自分が退職した後に社内・社外の人に迷惑が掛からないよう配慮をするが重要です。

5.まとめ

退職するからといって挨拶もせずに去るというのは絶対に避けましょう。
これから社会人として仕事をしていくなかで、どこかで再び縁があって一緒に仕事をする機会があるかもしれません。

たとえ、短い期間しか働いていなかった場合でも、少なからずお世話になったことはあるはず。心を込めて挨拶することは、社会人マナーの一つです。

退職時の挨拶をしっかりと終えて、次の新たなる人生の第一歩を進めるといいですね。

 

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